Todo negócio precisa de um sistema interno de administração. Para os dentistas, isso não é diferente – pois a clínica é uma empresa como qualquer outra. Ela faz parte da sua marca, de quem você é como profissional, da impressão que você vai dar aos seus pacientes. No entanto, realizar uma boa gestão de consultório odontológico não é um processo simples, dado que há vários fatores envolvidos aqui e ali, tanto virtual quanto fisicamente.
Mas não se preocupe – se deseja sanar suas dúvidas, você está no lugar certo!
Para descobrir as vantagens que uma boa gestão pode trazer e como implementá-las no seu consultório, continue lendo este artigo. Aqui você verá 10 dicas imperdíveis para criar um ambiente convidativo para você e seus clientes!
As vantagens que uma boa gestão traz para sua clínica
Muitos dentistas que acabam de abrir um consultório não sabem nem por onde começar, mas isso não deve ser um obstáculo para fazê-lo prosperar. Apesar da administração de empresas ser algo um tanto intimidador – ainda mais levando em conta o fato de que existe um curso só para isso – existem algumas estratégias lucrativas que começam por pequenos passos, como você verá daqui a pouco.
Uma gestão decente traz diversos benefícios a curto e longo termo. Por meio dela, todos os setores do negócio vão trabalhar em harmonia, otimizando ao máximo sua rotina, produtividade e capacidade de evitar erros. Veja alguns desses benefícios abaixo:
- controle financeiro estável e adaptável;
- reversão de imprevistos;
- lucros claros e quantificados;
- lista de recursos, fornecedores e estoques;
- prevenção de prejuízos e desperdícios;
- organização com horários e agendas;
- credibilidade e autoridade como profissional;
- rapidez e eficácia no atendimento;
- competitividade no mercado;
- qualidade nos tratamentos e técnicas odontológicas.
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10 dicas para uma boa gestão de consultório odontológico
Agora que você já tem em mente a importância da administração para a sua imagem e carreira, é hora de apresentarmos alguns métodos que a colocam em ação. Se você já possui um sistema completo, que funciona, e procura informações voltadas para o mundo virtual, recomendamos que leia nossas 8 dicas úteis de marketing para dentistas. Vamos lá?
1 – Coloque o atendimento em primeiro lugar
Pode parecer básico, mas não se engane – como já dissemos algumas vezes no blog, a primeira impressão é o que vai determinar a lealdade do seu paciente. Para que o seu consultório tenha um bom funcionamento, seja atencioso de todas as formas: em casa, nas redes sociais, na clínica e também nas ruas.
Faça com que seus clientes se sintam prestigiados. Um atendimento personalizado, hoje em dia, é imprescindível para se destacar entre os demais!
2 – Modernize sua agenda
Evite qualquer confusão ou mal-entendido. Na hora de encaixar pacientes em horários ou desmarcar consultas, é importante que você faça isso digitalmente. Sabemos que algumas pessoas ainda preferem a caderneta, mas use a tecnologia instantânea a seu favor!
Sua agenda deve ser algo facilmente moldável, levando em conta a organização dos seus compromissos e cancelamentos e uma fácil visualização (seja por você ou por seu recepcionista, que também merece o melhor instrumento de trabalho).
3 – Otimize o tempo gasto
Falando em funcionários, a rotina de todo mundo dentro da clínica é sempre corriqueira. Quanto mais você puder adiantar as tarefas iniciais da recepção, mais o seu paciente ficará satisfeito, e isso é algo que vai além da agenda modernizada.
Invista em um website do consultório, por exemplo, onde o cliente pode fazer seu próprio agendamento e ainda dar uma olhada em todas as informações importantes sobre os serviços disponíveis. Dê alternativas além de telefonemas!
4 – Simplifique a avaliação de relatórios
Criar planilhas para estabelecer a disposição dos valores dos serviços ou pacientes requer paciência, algo que pode ser desgastante após certo tempo. É por esta razão que você deve contar com o auxílio de programas de gestão (leia mais sobre isso no fim do texto) que simplificam e tornam a montagem dos relatórios rotineiros mais prática.
Com o uso de um software especial, o dentista pode criar relatórios e verificar outros dados com facilidade. Estes dados possibilitam que a tomada de decisões seja executada de forma mais assertiva e que a administração do consultório seja certeira.
5 – Invista em marketing digital
Confiar em marketing digital é um investimento necessário para trazer um crescimento orgânico para a sua clínica – o seu objetivo principal é divulgar a sua marca e conseguir clientes. Com o avanço tecnológico das redes sociais, as plataformas casuais de comunicação nunca foram tão acessíveis, e isso significa estabelecer contato com um maior número de pessoas a todo tempo.
Um bom plano de marketing odontológico se resume a pelo menos 5 coisas principais: produção de conteúdo, anúncios de tráfego pago, redes sociais interativas, parcerias na comunidade e presença em eventos locais.
Leia nosso guia completo sobre marketing odontológico here.
6 – Tenha todos os registros em um só lugar
Mais uma vez, abrace a inovação tecnológica e deixe a papelada de lado. Diferentemente do século passado, todas as informações referentes à clínica podem ser armazenadas em uma nuvem digital ao invés de gavetas empoeiradas.
Uma nuvem com serviços pagos (ou até mesmo na própria memória do computador, em último caso) vai oferecer um ambiente seguro, controlado, organizado e de fácil acesso para você e seus funcionários manipularem a qualquer momento.
7 – Faça uma boa gestão de pessoas
Claro, a ênfase aqui vai para seus funcionários e assistentes. Uma equipe completa, que cuida do consultório como se fosse sua casa, é essencial para fazer o negócio andar de forma saudável.
Assim como em outros ramos, o sucesso é atingido melhor pelo trabalho em grupo, mas isso não se trata somente de pagar um salário justo e estar em dia com as obrigações trabalhistas. Seus colaboradores precisam perceber em você um líder, que é a pessoa que vai incentivá-los a desenvolver o seu potencial e aplicá-lo em prol da sua própria carreira.
A gestão de pessoas é feita com base em diversas habilidades, como empatia, diplomacia, autoridade, sinceridade e coerência. Você precisa ter (e valorizar) alguém que cuide da recepção, alguém que cuide da segurança, alguém que cuide da limpeza, alguém que cuide do seu perfil comercial, e por aí vai. Estabeleça e alcance metas a todo momento!
8 – Fidelize seus pacientes
Como já comentamos, o consultório odontológico deve mostrar que se importa com todos os seus pacientes, e aqui a propaganda será sua melhor amiga. Enquanto o primeiro passo para a fidelização é a boa primeira impressão, o segundo passo é coletar os seus dados cadastrais para encaminhar mensagens estratégicas, como relembrar consultas e enviar descontos.
Contudo, antes de elaborar qualquer plano de publicidade mais complexo, é importante saber o que você pode e não pode anunciar para prevenir futuros problemas com a justiça. Você sempre precisa ter em mente os principais pontos do Código de Ética do Conselho Federal de Odontologia (CFO) – que você pode consultar neste nosso resumo.
9 – Controle as finanças
Não é preciso dizer que tudo dentro de uma empresa gira em torno de dinheiro. Nesse sentido, é fundamental definir quais são os gastos fixos (água, energia elétrica, aluguel, internet, folha de pagamento) e os variáveis (reformas, novos equipamentos, cursos), para que eles sejam confrontados com os ganhos.
Uma dica útil é separar o dinheiro da empresa do dinheiro pessoal. Para nunca se perder financeiramente, os lucros têm que estar atrelados a um fundo de reserva e um capital de giro.
10 – Preste um serviço de qualidade
Podemos classificar este último como o terceiro passo para fidelizar, de fato, a clientela. Afinal de contas, toda pessoa que é bem tratada e que consegue realizar os serviços que queria vai se comprometer a voltar sempre que possível.
Além de uma clínica renomada, uma equipe ética e um serviço profissional, você deve sempre buscar alternativas e soluções que empreguem novas técnicas e tecnologias do mercado. Essa questão é fundamental para que seus pacientes recebam tratamentos mais eficazes e seguros – que também facilitarão a sua atuação – minimizando o tempo das consultas sem comprometer a qualidade ou reputação dos seus resultados.
As principais ferramentas que você pode usar
Aplicar todas essas estratégias na gestão de consultório odontológico talvez leve um tempo considerável, mas o ideal é que você tenha entendido o objetivo principal. Encare essa oportunidade como crescimento e aprendizado acima de tudo! Nada começa perfeito, então procure ser maleável no seu plano de ação para não só fidelizar a sua clientela, como também o seu amor pela clínica dos sonhos.
Com isso dito, há algumas ferramentas usadas por empresários que podem ajudá-lo nessa tarefa. Olhe só:
Matriz SWOT
A Matriz SWOT é uma metodologia que identifica os pontos fracos e fortes da sua empresa em relação à concorrência, assim como as ameaças e oportunidades do mercado em geral. Ela vai determinar o que sua clínica tem de melhor e pior em duas frentes: interno e competitivamente.
Reúna sua equipe (ou algumas xícaras de café, se estiver fazendo tudo sozinho) e faça um brainstorming com observações sobre a posição atual do seu consultório odontológico. Cada vez que você identificar uma Força (S), Fraqueza (W), Oportunidade (O) ou Ameaça (T), anote-a na parte relevante em uma grade 2×2.
Ciclo PDCA
PDCA, por sua vez, é uma sigla em inglês traduzida em “planejar, executar, analisar e corrigir”. Essas são as quatro etapas fundamentais para manter uma empresa ativa e funcionando de uma forma eficiente.
O ciclo pode ser feito de várias formas – o importante é você começar a colocar no papel de um jeito ou de outro, desde o início das suas consultas. É importante que você faça a análise do ciclo periodicamente e com certa consistência, com o mesmo espaço de tempo entre uma e outra.
Canvas
Também conhecido como Business Model Canvas, esta é uma ferramenta de planejamento estratégico dividida em quatro pilares empresariais: infraestrutura, oferta, cliente e finanças. Seus detalhes incluem informações do tipo:
- Proposta de valor: o que seu consultório oferece como diferencial?
- Segmento de clientes: qual é o seu público-alvo de foco?
- Canais de comunicação: como o cliente compra e recebe os serviços?
- Relacionamento com clientes: como você se mostra presente?
- Atividade-chave: quais são as atividades cruciais para o valor de mercado?
- Recursos principais: quais são os suprimentos indispensáveis?
- Parcerias na comunidade: o que é terceirizado e quais são os fornecedores?
- Fontes de receita: quais são os métodos para gerar lucro?
- Estrutura de custos: quais são as despesas?
Softwares de gestão: opções recomendadas
Além das ferramentas listadas acima, o advento da tecnologia nos permitiu ter acesso a aplicativos de gestão especializados. Como mencionamos antes, estes programas contam com um sistema já padronizado que deixa a sua organização profissional em um só lugar, alguns até providenciando gráficos, métricas e simulações para comparar resultados ao longo do tempo.
Em outras palavras, os softwares em questão quebram um galho imenso – mas em face de tantas opções, como podemos escolher o que melhor se encaixa? Bom, veja abaixo algumas sugestões da nossa equipe:
- Opte por um software desenvolvido só para clínicas; se for para usar ferramentas genéricas, não vale a pena gastar seu tempo com isso. Encontre aplicativos específicos para o mundo odontológico para obter os melhores resultados, sem que precise converter números ou dados. Lembre-se: quanto mais simples o sistema, menos preocupações para lidar.
- Fique atento às indicações de colegas de profissão; feedback anda lado a lado com networking. Esteja sempre atualizado quanto às experiências de seus colegas; veja se o programa que usam atende às necessidades, se é intuitivo e se há alguma coisa que você possa acrescentar em cima disso.
- Contrate profissionais para ajudá-lo com tudo; embora a maioria dos softwares sejam autoexplicativos, contar com experts para criar uma logística funcional – pelo menos até você se acostumar com tudo – nunca é uma má ideia. Se houver recursos sobrando, invista em colegas de trabalho para colocar a sua clínica no mapa sem dores de cabeça!
Obtenha ajuda profissional com a Target Ads!
Uma boa gestão de consultório odontológico vai muito além do conhecimento técnico na área profissional: lidar com todo um sistema integrado requer qualidades de paciência e dedicação que só um administrador nato possui. Afinal de contas, quanto mais a sua clínica cresce e quanto mais a sua marca fica conhecida, mais as estratégias de comunicação com o cliente se tornam complexas.
Os métodos para organizar o seu consultório não podem passar batidos, mas mantê-los em dia é o maior desafio – especialmente quando você está ocupado com outras questões, o que é o caso para a maioria dos novatos. Por isso, empresas como a Target Ads foram formadas para auxiliá-lo nesse processo. Com um serviço de qualidade, confiança e eficiência, disponibilizamos aos nossos clientes a experiência de quem já trouxe milhares de reais em lucro para vários dentistas.
Com avaliações, métricas, critérios rigorosos de design e produção de conteúdo para anúncios e redes sociais, nós da Target Ads estamos prontos para cuidar do seu marketing digital, permitindo que você foque no que realmente importa: prestar ótimos serviços ao seus clientes. Você não precisa se preocupar em desenvolver estratégias sozinho – com a gestão da nossa equipe, trabalharemos lado a lado para gerar frutos duradouros ao seu negócio.
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